22 Quy Tắc Ứng Xử Qua Email

Bạn có đang lưu ý cách ứng xử của mình qua email ? Hoặc bạn đã từng bị khách hàng, đồng nghiệp hay sếp phàn nàn vì cách trình bày email ? Nếu bạn mong muốn cải thiện kỹ năng ứng xử qua email hãy tham khảo những lời khuyên dưới đây.

Trong thời đại internet bùng nổ như ngày nay, đôi khi bạn chỉ chú tâm vào nhấn nút “reply”, trả lời email thật nhanh và không cần nhắc kỹ lưỡng những gì mình viết ra. Đôi khi cách ứng xử như vậy sẽ khiến bạn mất uy tín cũng như bị mọi người đánh giá thiếu chuyên nghiệp trong công việc.

1. Chỉ trao đổi những vấn đề công khai.

Có nhiều email đề cách đến chuyện cá nhân và sau đó lan truyền trên internet . Bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi trao đổi qua email nếu nội dung đó cần có sự thảo luận riêng.

2. Nên nhớ giới thiệu đôi chút về bản thân.

Đừng suy nghĩ rằng mọi người đều biết bạn là ai hoặc đã từng gặp bạn ở đâu. Nếu bạn không chắc người nhận nhớ bạn là ai, hãy nhắc cho họ một chút, nhưng tránh dài dòng, lê thê.

3. Đừng nên gởi những email giận dữ.

Việc gởi những email thông báo huỷ dịch vụ, báo tin xấu, bày tỏ sự tức giận, chỉ trích, hay đánh giá thấp một người,… đó những điều không nên làm. Nhiều người nghĩ gởi email có thể nói những điều khó nói nên rất tuỳ tiện, hãy nhớ rằng, khi gởi email thì những thông tin đó không bao giờ xoá được.

4. Dùng dấu chấm than giản cách trong email.

Nên nhớ chỉ nên dùng dấu chấm than 1 lần duy nhất trong email, Nếu lạm dụng sẽ khiến người nhận cảm nhận tích cách bạn trẻ con, không chuyên nghiệp.

5. Hãy cẩn thận những thông tin bảo mật, tránh thảo luận nhiều thông tin mật trong email

Ví dụ như thông tin thuế TNCN hoặc những thông tin quan trọng liên quan đến hợp đồng. Nếu email bị gởi nhầm bạn sẽ gặp rắc rối to.

6. Hãy trả lời email kịp thời.

Không nhất thiết bạn phải trả lời email kịp thời, sau khi nhận được. Tuỳ theo tính chất công việc cũng như người gởi thì sẽ có thời gian trả lời khác nhau, trong vòng 24-48 tiếng.

7. Tránh gửi những email chỉ có 1 câu, 1 dòng.

Nếu bạn không cần người nhận trả lời email thì hãy thêm “No reply necessary”, ở đầu email.

8. Tránh dùng từ viết tắt, tiếng lóng, tiếng địa phương, sẽ không phù hợp và chuyên nghiệp trong công việc. 

9. Hãy trình bày email gọn gàng.

Người nhận sẽ rất khó chịu nếu như nhận được email không được chỉnh sửa tương ứng, đặc biệt, đối với những email trả lời qua lại nhiều lần sẽ có rất nhiều ký tự, Bạn nên xoá những ký tự và nội dung cần thiết trước khi gửi đi.

10. Tiêu đề email nên rõ ràng.

Để người nhận dễ dàng lọc email của bạn trong vô số email được gửi đến hàng ngày.

11. Đừng để email của bạn rơi vào hộp thư rác (Spam).

Bằng cách tránh viết những tiêu đề in hoa hoặc in thường hoàn toàn, hoặc có đường dẫn hoặc có quá nhiều dấu chấm than.

12. Giữa tiêu đề và nội dung email cần tương thích với nhau.

Hãy theo đổi chủ đề email khi bạn muốn chuyển hướng email, hoặc muốn soạn nội dung email khác trong một chuỗi email cần gửi.

13. Nên chú ý khi bạn nhấn “reply all”.

Không nên sử dụng chức năng này khi có những người không cần thiết biết những vấn đề trong nội dung email bạn gửi.

14. Nhấc điện thoại lên gọi hoặc hẹn gặp trực tiếp nếu nội dung bạn cần truyền đạt không thể trình bày qua email.

Không nên dùng email trong những trường hợp huỷ cuộc họp, phỏng vấn hoặc báo cáo thông tin xấu, cấp bách. Nếu vấn đề đó bạn chỉ cần trao đổi với một người thì hãy gọi điện cho họ, chỉ khi nào bạn cần gửi thông tin đến nhiều người thì mới dùng email để gửi cho họ.

15. Đánh giá mức độ quan trọng của email.

Đừng nên lạm dụng tính năng ưu tiên (Priority) trong trình soạn thảo email. vì người nhận sẽ không xem trọng email của bạn nữa. Thay vì thế, bạn có thể dùng tiêu đề rõ ràng để diễn đạt vấn đề bạn muốn nói.

16.  Nên tôn trọng sự riêng tư.

Nếu bạn cần gửi email đến nhiều người và bạn cần giữ thông tin cá nhân của họ riêng biệt thì nên dùng chức năng “Bcc”. Tránh tiết lộ thông tin cá nhân cho bên thứ 3 nếu không cần thiết.

17.  Viết nội dung email ngắn gọn, xúc tích, tránh làm cho người nhận bị rối.

Email dài dòng, lê thê sẽ làm cho người nhận ngán ngẩm và tốn thời gian để đọc nội dung email của bạn. Hãy suy nghĩ và viết xúc tích nội dung bạn cần truyền đạt với họ chỉ trong 2 câu.

18.  Hiểu rõ người nhận.

Chào hỏi đầu và cuối email cần phải tương xứng với cấp bậc, tính chất trang nghiêm với người bạn cần gửi email. Tuỳ theo tính cách của người nhận cũng như độ thân thiết của bạn với họ có thể điều chỉnh giọng văn cho phù hợp.

19. Luôn có chữ ký trong email.

Người nhận sẽ dễ dàng liên lạc với bạn khi có thông tin trong chữ ký, bạn có thể chèn thông tin mạng xã hội trong đó. Điều này giúp người nhận hiểu rõ thông tin về bạn hoặc công ty bạn hơn.

20. Chỉ nên dùng email trả lời tự động khi cần thiết.

Nếu như email sử dụng những câu trả lời tự động như “Cảm ơn email của bạn” hoặc “Tôi đã nhận được email và sẽ trả lời email của bạn trong thời gian sớm nhất”, điều này giống như người nhận bị dội bom email từ bạn. Hệ thống email của người nhận sẽ liệt kê email bạn vào danh sách email rác.

21. Huấn luyện nhân viên của bạn.

Các cấp quản lý phải đào tạo nhân viên về cách ứng xử, trả lời email với khách hàng, đối tác theo quy định và chuẩn của toàn công ty, điều đó cho thấy sự chuyên nghiệp của công ty bạn trong cảm nhận khách hàng.

22. Email của bạn gửi đi thể hiện được tính cách của bạn và tạo dựng tên tuổi của bạn trong công việc.

Nếu như email của bạn rời rạc, không có trật tự, mắc nhiều lỗi chính tả , người nhận sẽ cho rằng bạn là người cẩu thả, vô tổ chức.

Tham khảo những cách quản lý nhân viên hay nhất