Xuất hiện tại Việt Nam từ những năm 2006, mô hình văn phòng ảo trở thành sự thay thế gần như hoàn hảo một văn phòng truyền thống cho các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí
Tuy nhiên tính đến nay, sau hơn 1 thập kỷ du nhập vào thị trường Việt, nhiều người vẫn còn thái độ e ngại và hoài nghi với những doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo. Vậy lí do là gì ?
- Đầu tiên, hãy cùng tìm hiểu mô hình văn phòng ảo
Với mô hình văn phòng truyền thống, cả một bộ máy bao gồm xưởng sản xuất, quản lý, nhân viên,.. đều tập trung tại 1 khu vực, văn phòng thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Còn đối với văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần phải tập trung mọi nguồn lực vào một địa chỉ duy nhất mà chỉ xem đó là một địa điểm để giao dịch và tiếp khách, gặp gỡ đối tác.
Mức giá chỉ từ 660.000 VNĐ/ Tháng đã bao gồm trọn gói các các tiện nghi: địa điểm giao dịch của doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, phòng họp, máy chiếu, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế toán, báo cáo thuế,… Các doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo sẽ không tốn nhiều thời gian và chi phí cho các hoạt động hành chí, dành nguồn lực tối đa cho hoạt động kinh doanh của mình
Vì vậy, mô hình văn phòng ảo hiện nay rất được ưa chuộng bởi các công ty có quy mô nhỏ, các doanh nghiệp nước ngoài mở rộng chi nhánh hoặc kinh doanh trong lĩnh vực thương mại điện tử vốn chỉ cần 1 địa chỉ để hợp thức hoá công việc kinh doanh và tiếp khách, đối tác.
2. Tại sao khách hàng nghi ngờ doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo ?
Pháp luật Việt Nam hiện nay không có nội dung quy định cấm mô hình văn phòng ảo, do đó, các doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo có thể hoàn toàn an tâm về tính chất pháp lý của loại hình này. Tuy nhiên, nhiều khách hàng của doanh nghiệp chưa mở lòng với loại hình dịch vụ này với nhiều lí do
Tính chất của tên gọi “văn phòng ảo”: Chính vì chữ “ảo” khiến khách hàng có cảm giác không thực, hoài nghi về tính pháp lý của doanh nghiệp sử dụng loại hình văn phòng này
Tính chất văn phòng đại diện: Thực tế, nhiều doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo như văn phòng đại diện ở những địa điểm trung tâm để thuận tiện giao dịch. Để tiết kiệm chi phí, nhiều doanh nghiệp sẽ không hoặc duy trì một số bộ phận nhân sự nhất định, thường là bộ phận bán hàng để tiếp khách, còn những hoạt động khác phía sau của doanh nghiệp sẽ diễn ra tại một địa điểm khác hoặc tại nhà.
Vì vậy, nhiều khách hàng cảm thấy “bị lừa” khi mà tại các cao ốc hạng sang có đến vài trăm công ty đặt địa chỉ kinh doanh.
Ngoài ra, nhiều tin tức cho rằng thực trạng mua bán hoá đơn, trốn thuế, doanh nghiệp ma xuất phát từ những doanh nghiệp sử dụng mô hình văn phòng ảo. Điều này là hoàn toàn không có căn cứ và không có bất kỳ con số thống kê nào chứng minh. Trước khi có văn phòng ảo thì tại nhiều doanh nghiệp vẫn xảy ra tình trạng trên.
Nếu vì lý do đó, các cơ quan chức năng siết chặt về quy định sử dụng văn phòng ảo thì chưa đủ thuyết phục và gây thiệt thòi cho doanh nghiệp kinh doanh chân chính.
3. Cần làm gì để tránh những suy nghĩ tiêu cực của khách hàng về văn phòng ảo ?
Ở góc độ khách hàng, việc nghi ngờ về hoạt động doanh nghiệp cho dù là ở bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào là đều cần thiết trước khi đặt bút vào ký hợp đồng. Tuy nhiên, để hạn chế những suy nghĩ tiêu cực của khách hàng, cần lưu ý những vấn đề sau:
Về phía cơ quan chức năng:
Điều quan trọng nhất không nhất thiết là công ty đặt trụ sở tại đâu mà là vấn đề con người. Mỗi doanh nghiệp đều có 1 người đại diện pháp luật và người đó sẽ là chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó. Cơ quan chức năng nên tiếp cận, thường xuyên kiểm tra định kỳ thông qua những người đại diện pháp luật.
Về phía doanh nghiệp
Để tránh tâm lý nghi ngờ “người 1 bên của 1 nẻo”, doanh nghiệp nên giải thích cho doanh nghiệp ngay từ đầu về đặc thù của văn phòng mình đang thuê cũng như phương thức hoạt động của doanh nghiệp.
Thực tế, đi kèm với nhu cầu thuê văn phòng ngày càng tăng và dự đoán sẽ thiếu hụt trong năm 2020, số lượng doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo ngày càng nở rộ. Vì thế, các doanh nghiệp mới thành lập nên cân nhắc lựa chọn đơn vị cung cấp văn phòng uy tín để tránh những rắc rối về sau.
