Đã bao giờ bạn gặp một vấn đề khiến bản phải đau dầu và bó tay chưa ? Nhưng dù bạn giải quyết bằng cách gì đi nữa thì sớm muộn nó cũng quay lại với một hình thức khác.
Các dạng vấn đề tái phát thường xuyên là những loại vấn đề có triệu chứng của một loạt những vấn đề tiềm ẩn khác. Những cách giải quyết theo phương pháp chữa cháy chỉ là giải pháp tạm thời, sẽ không giải quyết được triệt để vấn đề.
Để có một biện pháp giải quyết triệt để vấn đề, bạn cần phải tìm hiểu sâu những triệu chứng dẫn đến nguyên nhân cơ bản. Bài viết trích từ Kỹ thuật 5Whys của Sakichi Toyoda- đây là một công cụ đơn giản giúp bạn phát hiện được gốc rể vấn để và đối mặt với nó một lần và không phải đối mặt với nó mãi sau này.
Khái quát về kỹ thuật 5Whys.
Sakichi Toyoda là một trong những cha đẻ của cuộc cách mạng công nghiệp của Nhật Bản, đã phát triển các kỹ thuật vào những năm 1930. Ông là một nhà tư bản công nghiệp và là nhà sáng lập tập Toyota Industries. Kỹ thuật của ông trở nên rất phổ biến vào những năm 1970 và hiện Toyota vẫn sử dụng nó để giải quyết những vấn đề hiện nay.
Toyota có một triết lý Genchi Genbutsu: “Hãy đi và xem”. Việc này có nghĩa rằng hãy đưa ra quyết định sau khi trải nghiệm nó để có được một quyết định chính xác, hơn là chỉ ngồi một chỗ và phản ánh vấn đề và cho rằng nó có thể xảy ra.
Kỹ thuật 5Whys đi đúng theo kỹ thuật này và kỹ thuật này được sử dụng hiệu quả nhất khi câu trả lời từ những người có kinh nghiệm thực tiễn. Nó khá đơn giản: Khi một vấn đề xảy ra bạn có thể phát hiện bản chất sâu xa của nó bằng cách đặt câu hỏi “Tại sao ?” không dưới 5 lần. Dưới đây là một ví dụ cụ thể:
Vấn đề: Khách hàng của bạn không chịu trả tiền cho những tờ rơi mà công ty bạn đã in cho họ:
- Tại sao? việc giao hàng lại bị chậm trễ làm khách hàng không nhận tờ rơi.
- Tại sao ? Công việc lại mất nhiều thời gian hơn chúng ta dự đoán.
- Tại sao ? lại hết mực in.
- Tại sao ? mực in lại hết, khi mà chúng ta vừa đặt một số lượng lớn.
- Tại sao ? Tại sao không có đủ mực trong kho, chúng ta không thể đặt hàng nhà cung cấp nhanh chóng.
Giải pháp: Chúng ta cần tìm một nhà cung cấp mực in ngay lập tức sau khi báo.
Khi nào nên sử dụng kỹ thuật 5Whys ?
Bạn nên sử dụng 5Whys trong quá trình giải quyết sự cố, nhằm nâng cao chất lượng và giải quyết vấn đề, chúng mang lại hiệu quả tốt nhất đối với những vấn đề đơn giản hoặc có mức độ vừa phải.
Tuy nhiên, kỹ thuật 5Whys có thể giúp bạn nhận biết được nhanh chóng gốc rễ của vấn đề. Vì vậy, bất cứ khi nào hệ thống của bạn hoạt động không đúng cách hãy cho một bài kiểm thử trước khi bắt tay vào thực hiện những bước tiếp cận sâu hơn.
Vậy làm sao để sử dụng kỹ thuật 5Whys ?
5Whys là một công cụ đơn giản và thực tế và rất dễ sử dụng. Khi một vấn đề phát sinh, chỉ cần liên tục đặt câu hỏi Tại Sao ? cho đến khi bạn hiểu được nguồn ngành cơ bản của vấn đề và có được biện pháp xử lý rõ ràng.
5Whys là một “biên pháp”, không phải là một giải pháp, vì giải pháp chỉ giải quyết vấn đề nhất thời, biện pháp sẽ giải quyết vấn đề triệt để, tránh nó phát sinh lần sau dù ở bất kỳ biến thể nào.
Mỗi lần bạn đặt câu hỏi “Tại sao ?” hãy tìm một câu trả lời dựa vào căn cứ thực tế. Nó giống như một bài viết thuật lại những điều thực tế đã xảy ra – không phải sự kiện có thể xảy ra. Có đươc câu trả lời nhưng lại không có một căn cứ thực tế sẽ khiến kỹ thuật 5Whys chỉ là một quá trình suy diễn, điều này sẽ khiến tạo nên nhiều nguyên nhân tiềm tàng và có thể gây sự nhầm lẫn.
Hãy đặt câu hỏi Tại sao ? cho đến khi bạn cảm thấy tự tin rằng đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
