Câu hỏi: Làm thế nào để giảm thiểu chi phí trong hoạt động kinh doanh của công ty nhỏ vừa hiệu quả vừa đảm bảo tăng trưởng? là vấn đề không mới nhưng luôn cần có câu trả lời mới, nhất là trong khi thị trường ngày càng có rất rất nhiều Startup tham gia thị trường, và chiếc bánh chung ngày càng bị chia nhỏ ra, việc kiểm soát và giảm thiểu chi phí là vấn đề mang tính sống còn của doanh nghiệp.
- Sự cần thiết phải giảm thiểu chi phí trong hoạt động kinh doanh của công ty nhỏ
Câu chuyện giảm thiểu chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì LỢI NHUẬN thu được nhiều hay ít đều chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những chi phí đã chi ra, cho dù đó là công ty nhỏ hay tập đoàn lớn.
Khi đặt ra bài toán về giảm thiểu chi phí kinh doanh, hầu hết các doanh nghiệp đều chọn ngay phương án giảm đồng loạt các chi phí, số khác lại cắt giảm ở các hạng mục “tốn kém” nhất. Những biện pháp này đều tác động ngay lập tức ngắn hạn nhưng lại gây ảnh hưởng về dài hạn cho sự tăng trưởng của doanh nghiệp, mọi việc sẽ trở thành sai lầm.
Do đó, bài toán cắt giảm chi phí trong hoạt động kinh doanh không chỉ là việc “cắt gọt” và “tiết kiệm” các loại chi phí một cách tùy ý mà bắt buộc các nhà quản lý, các chủ doanh nghiệp phải luôn phải hiểu rõ các loại chi phí, nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, từ đó sẽ cắt giảm một cách khoa học, chi tiêu hợp lý và đem lại lợi nhuận và tăng trưởng cho công ty.
- Những sai lầm khi giảm thiểu chi phí trong hoạt động kinh doanh của công ty nhỏ
“giảm thiểu chi phí kinh doanh đồng nghĩa với thu hẹp quy mô của công ty”
Quan điểm này chỉ đúng khi bạn cắt giảm chi phí mà không dựa trên một nghiên cứu cụ thể về chiến lược phát triển công ty và nắm rõ các loại chi phí mà công ty đang phải trả khiến công ty mất đi năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Trường hợp cắt giảm chi tiêu một cách khoa học để tập trung vào những hạng mục đem lại giá trị cao trong tương lai thì việc giảm thiểu chi phí lại là một tiền đề để công ty bứt phá.
“Cắt giảm chi phí kinh doanh là giải pháp trong thời kỳ khó khăn”
Đây là quan điểm sai lầm thường gặp ở các doanh nghiệp nhỏ, dẫn đến 90% các kế hoạch giảm thiểu chi phí kinh doanh đều xây dựng theo kiểu “tình thế” ở giai đoạn khó khăn, nó giống như việc “thắt lưng buộc bụng”, tiết kiệm chi tiêu của gia đình thời “bão giá” mà không quan tâm đến sản xuất, kinh doanh, tiếp thị…. Những nỗ lực giảm thiểu chi phí giai đoạn này khiến cho năng lực cạnh tranh quan trọng mất đi, kết quả là càng trở nên khó khăn hơn về chi phí.
Chi phí kinh doanh luôn có những biến động trong từng thời kỳ, do đó, việc tiến hành cắt giảm phải được dựa trên những phân tích và kiểm soát cơ cấu tối ưu chi phí cho từng thời kỳ cụ thể, giải quyết từng bước các mục tiêu lâu dài chứ không chỉ trong ngắn hạn.
- Cách giảm thiểu chi phí trong hoạt động kinh doanh của công ty nhỏ
Một là, xác định rõ từng bước giảm thiểu chi phí kinh doanh.
Đầu tiên, bạn phải xác định những chi phí biến động có tỷ lệ phần trăm lớn (so với định mức) hay có giá trị lớn hoặc các biến động bất lợi kéo dài theo thời gian, xác định nguyên nhân chủ yếu và đưa ra các biện pháp giảm thiểu chi phí.
Việc giảm thiểu chi phí kinh doanh cần phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận, nhân viên có liên quan.
Hai là, xác định chi phí gây tạo ra giá trị gia tăng.
Các chủ doanh nghiệp sẽ trả lời các câu hỏi: Yếu tố nào trong các chi phí là cần thiết để giữ vị thế cạnh tranh hiện tại? Yếu tố nào không là cần thiết?
Về nhân sự thì liệu có thể cắt giảm những chi phí hỗ trợ đội sale? Sử dụng dịch vụ kế toán, dịch vụ giao hàng?
Chi phí khác thì sao? Liệu có nên thuê văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ hay văn phòng làm việc từ xa?
Giải quyết được các vấn đề câu hỏi này sẽ đảm bảo để DN có thể đưa ra một chiến lược cắt giảm chi phí hiệu quả.
Ba là, Cắt giảm chi phí với mục tiêu tăng trưởng dài hạn
Chủ doanh nghiệp cần công bố lý do cắt giảm chi phí và đề ra các mục tiêu thách thức để tạo ra động lực để đẩy mạnh sản xuất hoặc gia tăng doanh số bán hàng, tạo ra một mối liên kết giữa hai nhiệm vụ quan trọng là cắt giảm chi phí với phát triển thì doanh nghiệp mới có thể tăng trưởng về dài hạn.
Bốn là, kế hoạch giảm thiểu chi phí dài hạn
Bạn cần phải thường xuyên kiểm soát các chi phí, tính toán phần trăm lợi nhuận thu được từ việc cắt giảm chi phí và đầu tư cho hoạt động đem lại giá trị gia tăng khác, từ đó đặt ra các mục tiêu tăng trưởng hấp dẫn có từ việc cắt giảm chi phí để khuyến khích cắt giảm chi phí cho toàn doanh nghiệp.
Năm là, xây dựng những điều kiện thích hợp cho việc cắt giảm chi phí hiện tại.
Điều này sẽ giúp cho bạn quản lý các nguồn chi phí quan trọng và tạo ra “của để dành” cho công ty mà vẫn đảm bảo được những mục tiêu cơ bản trong ngắn hạn và tăng trưởng trong dài hạn.
Sáu là, cắt giảm thống nhất “từ trên xuống dưới” và “từ dưới lên trên”
Điều này giúp cho kế hoạch cắt giảm chi phí được xuyên suốt và đem lại hiệu quả cao.
