Việc nhiều doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo không còn xa lạ ở Việt Nam. Lợi ích lớn nhất của loại hình văn phòng này là giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí những vẫn có trụ sở đặt tại trung tâm thành phố
Tuy nhiên, nhìn ở góc độ khách hàng, việc này sẽ khiến họ lầm tưởng về thực lực của doanh nghiệp và họ sẽ có cảm giác bị lừa nếu trong quá trình giao dịch có xảy ra tranh chấp. Về vấn đề này chúng tôi có một cuộc trao đổi nhỏ với luật sư Hồ Anh Khoa
Thưa luật sư, nếu doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để đặt trụ sở nhưng hoạt động kinh doanh ở một nơi khác thì có đúng với quy định về trụ sở doanh nghiệp không ?
Trước hết, cần làm rõ tính chất “Ảo” ở đây là như thế nào? Nếu trụ sở văn phòng được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh hợp pháp thì không thể nói là ảo được. Vì theo quy đinh, không nhất thiết doanh nghiệp phải hoạt động kinh doanh duy nhất tại nơi đặt trụ sở chính. Vì theo Điều 43 của Luật Doanh Nghiệp về Quy Định Đặt Trụ Sở Chính “Trụ sở chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam”.
Thực tế việc doanh nghiệp sử dụng trụ sở chính để nghe điện thoại khách hàng, tiếp khách, nhận đơn hàng sau đó chuyển cho bộ phận khác ở địa chỉ khác xử lý thì vẫn có thể xác định rằng doanh nghiệp đó vẫn hoạt động ở trụ sở chính, hoàn toàn không vi phạm pháp luật.
Đối với trường hợp không có sử hiện diện của doanh nghiệp tại địa chỉ đăng ký hoặc có hoạt động tại địa chỉ đó những không đăng ký kinh doanh thì lúc đó mới xem xét tính chất “Ảo”
Theo tôi, sẽ là đánh giá phiến diện khi cho rằng đối với trường hợp này là bị lừa. Còn về khách hàng thì mỗi người sẽ có quan điểm khác nhau, sẽ khó tránh khỏi thái độ ngờ vực từ họ.
Thực tế hiện nay, vì chi phí thuê văn phòng ở những quận trung tâm rất cao nên doanh nghiệp thuê văn phòng ảo tại những quận trung tâm để gặp mặt, giao dịch khách hàng còn hoạt động kinh doanh tại một địa điểm khác để giảm thiểu chi phí thuê văn phòng. Đây là thực tế quản trị doanh nghiệp phổ biến
Đương nhiên, trên cương vị khách hàng hoàn toàn có thể nghi ngờ về từng động thái của doanh nghiệp. Ở đây tôi cho rằng việc ngờ vực này cần thiết trước khi đặt bút ký hợp đồng
Theo Luật Sư, Đối với những trường hợp này thì doanh nghiệp thuê văn phòng ảo giá rẻ cần chú trọng điều gì để tránh thái độ nghi ngờ, thiếu tin tưởng từ khách hàng ?
Việc doanh nghiệp công khai dịch vụ, phương thức cung cấp dịch vụ ngay từ đầu khi tiếp xác khách hàng là điều quan trọng nhất. Doanh nghiệp nên bố trí thực hiện vài công đoạn khi tiếp xúc khách hàng. Tránh trường hợp tiếp nhận thông tin rồi chuyển tiếp đến bộ phận khác tại địa điểm khác. Làm như vậy sẽ hạn chế được một phần phản ứng tiêu cực từ khách hàng. Bên cạnh đó, nên giới thiếu rõ doanh nghiệp, đặc thù kinh doanh cũng như phương thức triển khai , cung cấp dịch vụ, hàng hoá của mình
