Việc thất thoát tiền bạc luôn là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp đau đầu. Tiết kiệm được một ít chi phí bằng cách thuê văn phòng ảo, sử dụng văn phòng chia sẻ thì tiền lại đi ra chỗ khác…
Để tránh tình trạng ngày đêm lo lắng về thất thu tiền của, tài sản của doanh nghiệp, các startup – những người sắp thành lập công ty – cần phải thiết lập cho mình 1 hệ thống kế toán riêng.
Bài viết sau đây sẽ chỉ cho bạn – các start up sẽ thành công trong tương lai – cách để thiết lập một hệ thống kế toán cực kì đơn giản, nhanh gọn mà hiệu quả đạt được lại không tưởng.
1.Các khái niệm cơ bản nhưng không thể bỏ qua
Trước khi đi vào vấn đề tôi xin nói tóm tắt qua 1 số khái niệm cơ bản cho các bạn chưa biết kế toán là gì. Những khái niệm này sẽ giúp bạn hình dung ra được một các cơ bản về kế toán.
Kế toán là gì? – hiểu một cách đơn giản là quá trình làm việc với các con số liên quan đến tình hình tài chính của công ty: tài sản nguồn vốn, doanh thu, chi phí…để từ đó xử lí và đưa ra được những báo cáo cần thiết cho doanh nghiệp.
Kế toán làm những gì? Nếu xem công ty là 1 gia đình thì mẹ bạn chính là kế toán quản lí tiền bạc thu chi trong gia đình, cân bằng tình hình tài chính và cuối tháng có thể dư ra một khoản tiết kiệm để dành cho các hoạt động đầu tư về sau. Các bà mẹ luôn có một cuốn sổ để ghi những gì mà họ thu chi trong tháng và kế toán cũng vậy chỉ khác 1 điều kế toán được đào tạo bài bản hơn, có quy chế, quy trình cụ thể.
Vai trò của kế toán: Cung cấp những thông tin về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, đưa ra các dự toán chi phí giúp chủ doanh nghiệp có thể hoạch định kế hoạch phát triển trong tương lai.
Một số thuật ngữ cần nhớ: Tài sản là thứ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, Nguồn vốn: nguồn hình thành nên tài sản (vốn góp của bạn, vay ngân hàng,…), nợ phải thu: người ta nợ bạn, nợ phải trả: bạn đang nợ người ta.
Về các báo cáo: bảng cân đối kế toán: cho biết tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: kinh doanh lãi hay lỗ, báo cáo lưu chuyển tiền tệ: luồng tiền ra vào trong kì.
Về sổ sách: sổ cái: nơi ghi tất cả những gì phát sinh liên quan đến tài chính trong doanh nghiệp, sổ chi tiết: ghi rõ chi tiết các danh mục cần theo dõi như danh sách các khoản nợ của từng khách hàng…
2.Các bước thiết lập nên một hệ thống kế toán
Bước 1: chọn lựa hình thức kế toán
Yêu cầu tối thiểu là bạn phải có 1 tài khoản ngân hàng để giao dịch và cho cơ quan thuế theo dõi và tài khoản đó sẽ theo doanh nghiệp cho đến khi doanh nghiệp ngưng hoạt động
Việc tiếp theo là cần phải chọn được hình thức kế toán phù hợp với loại hình doanh nghiệp. Hình thức kế toán đơn giản nhất là nhật kí chung phù hợp cho những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập. Theo đó tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được ghi chép vào sổ nhật kí.
Lựa chọn kì kế toán: bạn có thể lựa chọn kì kế toán cho riêng bạn, nhưng hầu hết đa số các doanh nghiệp đều lựa chon kì kế toán là bắt đầu năm tài chính cho dễ nhớ, dễ quyết toán với thuế.
Bước 2: xây dựng quy trình lưu chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán
Đây là phần quan trọng nhất trong hệ thống kế toán. Theo đó các chứng từ hóa đơn sẽ được luân chuyển từ nơi khác đến bộ phận kế toán một cách có trình từ để hạn chế việc thất lạc, phòng kế toán dựa vào chứng từ để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ví dụ: hóa đơn bán ra sẽ được kế toán xuất và đưa cho giám đốc kí rồi gửi liên 2 cho khách hàng, liên 1 và 3 sẽ lưu lại để làm phiếu thu.
Xây dựng mẫu sổ ghi chép cũng quan trọng không kém. Sổ sách kế toán là tài liệu quan trọng cho việc quyết toán cũng như các hoạt động của công ty. Bạn cần lập mẫu và cách thức đánh số thứ tự cho các chứng từ một cách đồng nhất để tiện tìm kiếm sau này. Ngày nay, các doanh nghiệp chủ yếu sử các phần mềm kế toán trên máy tính nên việc lưu trữ bảo quản các chứng từ rất thuận lợi.
Bước 3: thực hiện định ghi chép nghiệp vụ thường xuyên, lập các báo cáo kế toán định kì
Nhiều kế toán vì lí do ít nghiệp vụ phát sinh nên thường dồn các chứng từ đến cuối tháng làm luôn 1 lần, như vậy rất dễ làm thất lạc chứng từ, và công việc dồn đến cuối tháng sẽ dẫn đến tình trạng quá tải dẫn đến những sai sót không đáng có. Cách tốt nhất là hãy làm luôn ngay khi có thời gian.
Lập các báo cáo 1 cách thường xuyên sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình sức khỏe của doanh nghiệp kinh doanh lãi hay lỗ, những khoản chi phí nào đang là ghánh nặng để kịp thời khắc phục. Nếu trong trường hợp bạn đang tìm kiếm nguồn vốn đâu tư thì các báo cáo có sẵn như thế này sẽ vô cùng có lợi. Đơn cử như 1 bản báo cáo về tỉ lệ doanh thu trên chi phí so sẽ cho bạn biết việc kinh doanh của bạn đang thuận lợi hay gặp khó khăn hoặc tỉ lệ nợ/tài sản sẽ cho bạn nhìn ra khả năng tự chủ về tài chính của doanh nghiệp…
Một tiếp nhỏ cho bạn: nên mua 1 tài khoản phần mềm kế toán để sử dụng vì nó sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ làm việc của hệ thống kế toán, rút ngắn được nhiều thời gian làm việc thủ công và từ đó có thêm nhiều thời gian cho các công việc phát triển công ty.
3 bước trên là quy trình để lập ra một hệ thống kế toán hoàn chỉnh đơn giản cho doanh nghiệp mới thành lập. Với quy trình này việc quản lí tài chính sẽ trở nên dễ dàng hơn đối với bạn.
Tiết kiệm chi phí không còn trong phạm trù cắt giảm nhân sự hay sử dụng các dịch vụ văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ như bạn hay nhiều người thường nghĩ nữa. Mà nó còn là việc quản lí tài chính một cách khôn ngoan, cẩn thận. Và thường thì StartUp sẽ chọn luôn dịch vụ kế toán tại Đồng Hành Xanh để có một đội ngũ kế toán chuyên nghiệp xử lý cho mình!!!
Bạn cũng nên thử ngay nhé, chỉ từ 500k/tháng thôi!
Xem ngay tại đây!
