Văn phòng ảo rất tốt nhưng không phải lúc nào công ty bạn cũng cần loại hình văn phòng này. Luôn cần có những thời điểm thích hợp để sử dụng văn phòng ảo và thời điểm đó là:
Khi công ty bạn mở một chi nhánh khác ở khu vực, thành phố khác.
Công ty bạn đã thành công ở trụ sở chính của mình và mong muốn đánh vào thị trường mới, nên có thể mở thêm chi nhánh tại địa điểm đó. Đó chính là lúc công ty bạn nên nghĩ đến văn phòng ảo.
Sử dụng văn phòng ảo thì công ty bạn sẽ có ngay một văn phòng đại diện tại khu vực bạn đang muốn mở chi nhánh cùng với nhiều tiện ích được setup nhanh chóng như thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh, tiện ích văn phòng, hỗ trợ thư tín, bưu phẩm, nghe điện thoại khách hàng,… chi nhánh của bạn sẽ được đưa vào hoạt động một cách nhanh chóng.
Đương nhiên trong trường hợp này văn phòng ảo chỉ phù hợp với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ như bảo hiểm, xuất nhập khẩu, du lịch,.. công nghệ thông tin, các dịch vụ marketing,… mà không bán lẻ trực tiếp, không cần không gian trưng bày, nhà kho.
Khi công ty bạn muốn thử nghiệm dự án kinh doanh mới.
Trong quá trình kinh doanh, không phải lúc nào cũng thành công ngay dự án đầu tiên. Các công ty luôn thử nghiệm những phương án kinh doanh mới và có thể lương trước những thất bại có thể xảy ra. Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực thất bại, tập trung và giúp dự án thành công hơn.
Khi sử dụng văn phòng ảo thì thời gian setup văn phòng cho dự án mới được rút ngắn, kinh phí sử dụng để trang bị cho dự án mới cũng giảm đi đáng kể. Đồng thời công ty còn được hỗ trợ của đơn vị cung cấp văn phòng ảo về: dịch vụ lễ tân, hỗ trợ nhận thư từ bưu phẩm, nghe điện thoại,… nhờ những tiện ích này mà khả năng thành công của dự án này càng cao.
Sau giai đoạn thiết lập, đến thời điểm dự án phát triển mạnh mẽ, công ty cần nhân viên làm việc tại chỗ để theo sát thì có thể thuê chỗ ngồi làm việc. Không gian làm việc chia sẻ thân thiện. Văn phòng được tích hợp đầy đủ những tiện ích như sảnh tiếp khách, phòng họp, máy photo, máy in, scan, máy chiếu, … như một văn phòng chuyên nghiệp,… giúp tạo cảm giác thoải mái cho người ngồi làm việc.
Trong trường hợp dự án thất bại, công ty muốn xoá bỏ dự án thì chỉ cần huỷ hợp đồng thuê văn phòng ảo là xong.
Khi doanh nghiệp muốn co lại chi phí vì nhận thấy quá lãng phí khi thuê văn phòng truyền thống.
Hiện nay, sự lãng phí không gian văn phòng truyền thống đang xảy ra ở hầu hết các công ty. Điều này rất hiển nhiên vì nếu thuê một văn phòng truyền thống nhưng không có đầy đủ nhân viên ngồi thì những chỗ trống còn lại xem như là sự lãng phí.
Khi mà sự lãng phí quá lớn thì công ty có thể cắt bỏ sự lãng phí. Lúc này văn phòng ảo là một sự lựa chọn thông mình.
Nếu công ty có ít nhân viên thì có thể sử dụng kết hợp văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ để đăng ký kinh doanh và làm việc luôn. Còn nếu nhân viên có nhiều nhân viên thì có thể thuê văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh, làm văn phòng đại diện để gặp gỡ khách hàng, đối tác ký kết hợp đồng. Còn nhân viên sẽ được thuê một văn phòng truyền thống khác xa trung tâm để tiết kiệm chi phí. Hiện nay có rất nhiều công ty sử dụng phương án này vì họ có thể tiết kiệm chi phí, vừa có được một nơi tiếp khách, đối tác thuận tiện và tạo không gian yên tĩnh thoải mái cho đội ngũ nhân viên làm việc.
