Trong thời đại hiện nay, điện thoại là một phương tiện không thể thiếu trong cuộc sống cũng như công việc của mỗi người. Nhưng hầu như chưa có một bài báo nào chia sẻ về cách giao tiếp qua điện thoại. Nếu bạn là nhân viên lễ tân của công ty, khả năng giao tiếp qua điện thoại không chỉ nói lên tính cách của bạn mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ hình ảnh của công ty.
Khi giao tiếp qua điện thoại, hãy lưu ý kỹ những điều sau đây:
- Không nên hứa sẽ gọi điện cho ai và quên mất.
- Đừng gọi nhầm tên người ở đầu dây bên kia, nếu không biết hãy nói thẳng.
- Đừng nghĩ rằng người nghe điện thoại đầu dây bên kia không biết bạn vừa ăn uống, hút thuốc, ngáp… vừa nghe điện thoại.
- Cố gắng kết thúc cuộc gọi này rồi đến cuộc gọi khác. Bạn có thể nhầm lẫn nội dung 2 cuộc gọi. Hơn nữa, người gọi sẽ không cảm thấy được tôn trọng.
- Đừng bất nhã khi yêu cầu người kia gọi điện vào lúc khác.
- Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người.
- Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi đang nói chuyện, ngay kể đó không phải là khách của mình. nếu họ muốn gặp người khác, hãy chuyển hoặc hỏi họ lời nhắn.
- Đừng phát ngôn nếu không chắc chắn những gì mình nói.
- Bất ngờ gác máy mà không có bất cứ sự giải thích, thật ngu ngốc.
Không những thế, bạn cần để ý đến những kỹ năng nghe và nói:
Nghệ thuật nghe, không đơn giản là im lặng và lắng nghe, nên nhớ rằng, bên kia không nhìn thấy vẻ mặt chăm chú của bạn. Họ chỉ cảm thấy sự chú ý lắng nghe của bạn khi bạn lên tiếng đồng tình hay góp ý và cuộc thảo luận, giả dụ như “vâng, tôi đang nghe”, hoặc những câu ậm, ừ cũng được. Đừng im lặng tuyệt đối, người kia sẽ nghĩ rằng mình đang độc thoại.
Hãy chuẩn bị một cuốn sổ nhỏ, một cây bút để ghi chép những thông tin quan trọng.
Nghệ thuật nói: Dù không phải nói chuyện trực tiếp nhưng giọng nói sẽ thể hiện hình ảnh của bạn một cách sinh động. Hãy tươi cười, mặc dù nụ cười không được nhìn thấy như giúp cuộc trò chuyện tươi vui cởi mở hơn. Hãy thể hiện sự nhiệt tình và tự tin trong lời nói của bạn.
Đừng nói quá to, cũng như đừng thì thầm làm đầu dây bên kia hỏi đi hỏi lại. Đừng gào vào máy nhé, bạn đang quát thẳng vào tai người ta đấy.
Hãy chú ý, khi người ta gọi bạn, đừng dài dòng, “con cà, con kê”, kéo dài thời gian điện thoại không cần thiết. Có thể họ đang sốt ruột vì phải trả tiền điện thoại đấy.
Đặc điểm giao tiếp qua điện thoại.
Điện thoại là một phương tiện giao tiếp, tiện lợi, nhanh chóng, không có gì thay thế được, giúp ta tiếp cận với khách hàng, cũng như giúp khách hàng tiếp cận chúng ta dễ dàng, bất kể thời gian, vị trí.
Điểm cần lưu ý, không nên gọi điện thoại vào những thời gian sau:
- Giờ cơm trưa, giờ nghỉ trưa.
- Trước giờ đi làm, ngay sau khi đi làm về.
- Câu nói đầu tiền là chào hỏi, xưng danh tính, và xin lỗi nếu không hẹn trước.
- Nên đi ngay và vấn đề cần nói, nói ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng.
- Khi kết thúc câu chuyện, hãy để khách hàng gác máy trước.
Theo khảo sát thì có gần đến 90% người sử dụng điện thoại quên chào hỏi, xin lỗi, cảm ơn… mà thường là “ai đấy”, “có việc gì”, “gặp ai”.
Theo tạp chí nổi tiếng New York Times thì có đến 80% công ty, doanh nghiệp mong muốn nhân viên của mình tham gia các kỹ năng giao tiếp, đặc biệt là kỹ năng nghe điện thoại.
Đã đến lúc mọi người, mọi cá nhân phải có ý thức rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, các doanh nghiệp cần xây dựng văn hoá giao tiếp qua điện thoại, trong đó việc trang bị các kỹ năng đàm phán, thuyết phục, xử lý các tình huống trong giao tiếp điện thoại rất quan trọng, làm thế nào cho những khách hàng khó tính nhất cũng hài lòng về dịch vụ của công ty bạn cung cấp cũng như góp phần tăng hiệu kinh doanh cho công ty
